So advancest du eine Clubshow

Eine Clubshow zu advancen heißt, jedes Detail vor dem Showtag schriftlich zu klären: von Gage und Flügen bis zu Abholzeiten, Pult und den Namen am Einlass. Das fängt mit dem unterschriebenen Vertrag an und hört nach der Show auf, wenn das Geld da ist. Läuft’s gut, gibt’s in der Nacht keine Überraschungen mehr: Der Fahrdienst hat die Flugnummer, die Tür hat die Namen.

Dieser Guide begleitet eine Show vom Vertrag, rund sechs Wochen vorher, bis zum Geld danach. Die kompakte Checkliste steht am Ende.

Was Advancing ist und warum eine DJ-Show anders läuft

Beim Advancing sammelst du alles, was beide Seiten vereinbart haben, und alles, was noch offen ist, an einem Ort, meist im Advance-Sheet, und lässt es von den Promoter:innen bestätigen. In der letzten Woche wird daraus das Day Sheet: der Showtag in zeitlicher Reihenfolge.

Die meisten Tipps zum Advancing sind für Bands auf Tour geschrieben, mit Load-in, Bühnenplan und Produktionsleitung auf beiden Seiten. Eine DJ-Show ist kleiner und schneller, und das Risiko liegt woanders.

Beim Advance einer Clubshow geht’s deshalb vor allem um Reise und Zeit. Eine Person muss vom Flughafen ins Hotel, um 01:00 ans Pult und wieder zurück, oft über eine Zeitzone hinweg, oft mit einer zweiten Show am selben Wochenende. Der Tech-Rider ist kurz, aber jede Zeile zählt: Es gibt keinen Soundcheck, bei dem auffällt, was fehlt.

Der Zeitplan

Die Wochen unten gehen von einem Vertrag sechs Wochen vor der Show aus. Mit weniger Zeit bleibt die Reihenfolge gleich, die Schritte rücken nur enger zusammen.

Die übliche Deadline für ein vollständiges Advance liegt zwei bis drei Wochen vor der Show, weil sich die Reise da noch ändern lässt. Eine Woche vorher wird ein Flugwechsel teuer, zwei Tage vorher geht er oft gar nicht mehr.

Deal und Zahlung

Fang das Advance mit dem Deal an, genau so, wie er im Vertrag steht: Gage, Deal-Typ und was die Gage enthält. Bei einem Landed Deal ist die Reise in der Gage drin, also bucht und zahlt die Artist-Seite die Flüge. Bei Gage plus Kosten zahlen die Promoter:innen die Reise zusätzlich. Daran hängt, wer was bucht, deshalb kommt es zuerst. Der Guide zu den Deal-Typen rechnet die Varianten durch.

Dann schreibst du auf, wer für welche Kosten und Aufgaben zuständig ist:

• Flüge oder Bahn
• Hotel
• Fahrten zwischen Flughafen, Hotel und Club
• Tagesspesen
• Visum und Arbeitsgenehmigung
• Equipment über die Hausausstattung hinaus
• Catering
• lokale Abgaben und Gebühren

Jede Zeile bekommt eine Partei: Promoter:in, Artist, Agentur oder entfällt. „TBC“ ist keine Partei. Hat eine Zeile zur Deadline noch niemanden, hat sie meistens auch niemand gebucht, und der Artist merkt’s in der Ankunftshalle.

Zur Zahlung gehören Beträge und Termine: die Anzahlung (oft 50 % bei Unterzeichnung), der Restbetrag und wann er fällig ist, und die genauen Rechnungsdaten der Promoter:innen, also Firmenname, Rechnungsadresse und UID-Nummer. An der UID-Nummer hängt, ob die Rechnung mit Reverse Charge rausgeht. Kommt der Artist aus dem Ausland, klär die Abzugsteuer vor der Show, nicht erst bei der Restzahlung. Wie das in Österreich läuft, steht im Guide zu Artists aus dem Ausland.

Reise und Hotel

Wer die Reise bucht, braucht den Namen genau wie im Pass, den Heimatflughafen oder -bahnhof, das Gepäck und die Vorlieben: Gang oder Fenster, Zug, wo er genauso schnell ist. Eine volle Plattentasche ist schwerer, als die meisten Airlines im Handgepäck erlauben, also braucht’s einen aufgegebenen Koffer oder bezahltes Zusatzgepäck. Wer nur mit USB spielt, kommt oft mit Handgepäck aus.

Was sich beim Buchen der Reise bewährt hat:

• Früh landen. Bei einem Direktflug sollte die Landung mindestens drei bis vier Stunden vor dem Set liegen, mit Umstieg mehr. Unter 90 Minuten ist ein Problem, das du jetzt löst; unter 60 such einen anderen Flug. Kenn als Plan B den letzten Flug des Tages, der noch reicht.
• Erst schlafen, dann heimfliegen. Der erste Flug nach einem Set bis 04:00 ist billig und lässt keinen Schlaf. Ein Flug am frühen Nachmittag, der sagen wir 80 € mehr kostet, ist das meistens wert. Will der Artist trotzdem den frühen, sagt er das, bevor gebucht wird.
• Das Routing checken. Spielt der Artist am Abend davor woanders, beginnt die Anreise dort und nicht zu Hause.
• Das Hotel nach dem Set aussuchen. Rund 15 Minuten vom Club, ein ruhiges Zimmer, gebucht auf den Namen des Artists, Check-in früh genug für eine Pause vor der Show und nach einem späten Set ein später Check-out (13:00 oder später). Geht der Rückflug am Nachmittag, heißt Check-out um 11:00 sonst: Stunden in der Lobby.

Jede Zeit steht in der Ortszeit ihres Orts. Warum, und wie ein ganzer Tag aussieht, zeigt der Guide zum Day Sheet.

Transfers

Transfers sind bei einer Clubshow meist vier Fahrten: Flughafen–Hotel, Hotel–Club, Club–Hotel, Hotel–Flughafen. Für jede braucht das Advance Abholzeit und -ort, Ziel, Fahrer:in mit Name und Handynummer und das Fahrzeug.

• Plan die Abholung am Flughafen nach Landung plus Gepäckzeit: rund 30 Minuten mit Handgepäck im Schengenraum, 45–60 Minuten mit aufgegebenem Gepäck oder Passkontrolle, etwa in London.
• Gib dem Fahrdienst die Flugnummer. Dann verschiebt eine Verspätung die Abholung, statt dass jemand zur falschen Zeit wartet.
• Nenn den Treffpunkt: Ankunftshalle, welcher Ausgang, ein Schild mit dem Namen des Artists.
• Wer fährt, ist nüchtern und im Dienst. Jemand aus dem Freundeskreis der Promoter:innen nach einer langen Nacht ist kein Transfer.
• Vereinbare einen Plan B: Ist nach 15 Minuten niemand da, nimmt der Artist ein Taxi, und die Promoter:innen zahlen es gegen Beleg zurück.

Fehlt bei einer Fahrt der Promoter:innen drei Tage vor der Show noch die Nummer des Fahrdienstes, hak gleich nach. Wartest du aufs Day Sheet, bleibt kaum Zeit, das zu lösen.

Ablauf und Set-Zeiten

Die Set-Zeit ist Beginn und Ende des Sets, in Ortszeit des Clubs, an dem Tag, an dem es wirklich stattfindet. Ein Set um 01:00 nach dem Einlass am Samstag ist am Sonntag, und so steht’s auch im Sheet: „So 01:00–03:00“.

Frag nach dem ganzen Timetable, auch wenn dich nur ein Slot betrifft: Einlass, alle Acts davor und danach, der Changeover und die Sperrstunde oder Curfew. Vom Act davor hängt ab, wie der Floor drauf ist, wenn der Artist anfängt. Vom Act danach, ob ein Back-to-back drin ist oder das Pult auf die Minute frei sein muss.

Viele Promoter:innen fixieren den Timetable erst ein bis zwei Wochen vor der Show. Das passt, wenn das Advance ein Fenster nennt („zwischen 00:00 und 03:00, mindestens 90 Minuten“) und ein Datum, bis zu dem die finale Zeit kommt. Live-Acts brauchen Aufbauzeit: 15–30 Minuten neben dem Pult oder auf der Bühne, während der Act davor spielt, und bei aufwendigem Setup einen Line Check vor dem Einlass.

Der Artist ist 30–45 Minuten vor dem Set im Club, die Ansprechperson vor Ort wartet am Künstlereingang.

Technik

Der Tech-Rider geht mit dem ersten Advance raus, in der aktuellen Version. Für DJs ist er kurz: Player und Modell, Mixer, Booth-Monitore, ein stabiler Tisch, manchmal Plattenspieler. Bei Live-Acts kommen Inputs, Strom, Tischgröße und Position dazu.

Die Promoter:innen bestätigen den Rider oder schreiben auf, was abweicht, und zwar vor dem Tag. „Anderer Mixer als im Rider“ ist ein Thema für drei Wochen vorher, wenn sich der Artist darauf einstellen oder der Club das richtige Gerät mieten kann. Nachts am Pult löst das niemand mehr. Stellt der Club Backline, auf der der Artist sonst nicht spielt, frag nach, ob das passt.

Prüf die Details, an denen Shows scheitern: Firmware und Link-Kabel der Player, USB- oder SD-Support, ein Monitor, den man am Pult wirklich hört, Plattenspieler, die vom Bass entkoppelt sind, und eine freie Steckdose fürs eigene Equipment.

Hospitality

Der Hospitality-Rider regelt einen Backstage-Raum oder wenigstens einen sicheren Platz für die Tasche, Getränke am Pult, ein Essen oder ein Buyout und etwas zu essen nach dem Set. Halt ihn fair und konkret, und vereinbare ein Essens-Buyout in Euro, wenn der Club keine Küche hat. Die Promoter:innen bestätigen, was sie stellen oder was abweicht. Mehr dazu im Guide zum Hospitality-Rider.

Gästeliste und Promo

Die Gästeliste besteht aus einer Zahl an Plätzen, die im Advance steht, und aus Namen, die bis zu einer Deadline kommen, zum Beispiel Freitag 18:00 für eine Show am Samstag. Ein „+1“ ist ein Platz. Die Namen stehen so drauf wie im Ausweis, und das Advance sagt, bis wann die Liste am Einlass gilt.

Für die Promo brauchst du das exakte Billing: den Namen, wie er geschrieben wird, mit oder ohne „live“, „all night long“ oder „b2b“. Logos, Pressefotos mit Fotocredit und eine kurze Bio kommen aus dem Pressekit. Gibt’s eine Ankündigungssperre, vereinbare das Datum der Ankündigung, und lass dir den Flyer zeigen, bevor er in Druck geht. Ein Tippfehler im Namen auf 2.000 Flyern ist der eine Promo-Fehler, den später niemand mehr ausbessert.

Der Showtag

Am Tag arbeiten alle mit demselben Day Sheet. Zwei Leute halten es in der Hand: die Ansprechperson vor Ort auf Promoter-Seite, erreichbar von der Landung, bis der Artist wieder im Hotel ist, und jemand auf der Artist-Seite, der den Plan kennt.

Ein normaler Showtag:

1. Morgens: Flugstatus checken. Ist der Flieger spät dran, verschiebst du die Abholung, das Set bleibt, wo es ist.
2. Landung: Der Artist schreibt dem Fahrdienst und der Ansprechperson vor Ort.
3. Hotel: Check-in, ausruhen, essen.
4. Club: Ankunft 30–45 Minuten vor dem Set, die Ansprechperson am Eingang, Pult-Check beim Changeover.
5. Nach dem Set: Zahlung oder die Zahlen der Abendkasse, falls das noch in der Nacht passiert, mit Beleg. Dann die Fahrt zurück und eine Nachricht, dass der Artist im Hotel ist.

Was sich seit der Bestätigung geändert hat, steht mit altem und neuem Wert im Sheet. Eine Änderung, die nur im Gruppenchat steht, verpasst genau die Person, die den Chat stummgeschaltet hat.

Nach der Show

Das Advance endet mit der Abrechnung. Bei einer Fixgage ist das die Schlussrechnung. Bei einem Door Deal oder Versus Deal sind es die Zahlen des Abends: verkaufte Tickets, Bruttoeinnahmen und die vereinbarten Kosten, von beiden Seiten bestätigt. Belege für Kosten, die der Artist ausgelegt hat, etwa das Taxi, weil niemand zur Abholung kam, gehen an die Seite, die für diese Kosten zuständig war.

Schreib auf, was du gelernt hast, solange es frisch ist: den Monitor, der zu leise war, das Hotel, das zu weit draußen lag, den Fahrdienst, der richtig gut war. Leg die Notizen beim Club ab. Dort sucht als Erstes, wer die nächste Show in dem Club advancen muss.

Die Checkliste

Zum Ausdrucken, mit Häkchen, die nur in deinem Browser bleiben: die Advance-Checkliste.