Advancing

Das Booking endet mit dem unterschriebenen Vertrag. Da fängt das Advancing an und hört mit der Abrechnung nach der Show auf. Am Abend soll niemand mehr etwas entscheiden müssen. Jede Zeit, jeder Ort, jeder Name und jede Nummer ist ausgemacht und aufgeschrieben, solange sich noch was ändern lässt.

Bei einer Clubshow geht es um ein paar Dutzend Details in acht Bereichen: Deal, wer was zahlt, Reise, Hotel, Transfers, Ablauf, Technik und Hospitality, Gästeliste und Promo. Die meisten sind eine Zeile. Ärger machen am Abend meist die Zeiten, die aneinander hängen: Landung, Abholung, Set.

Beispiel

Der Vertrag für einen Samstag in einem 600er-Club ist sechs Wochen vorher unterschrieben. Das Advance geht in derselben Woche an die Promoter:innen, mit Deal, Ridern und Promo-Material. Die Flüge sind vier bis fünf Wochen vorher gebucht. Hotel, Fahrer:in, Ansprechperson vor Ort und Set-Zeiten tragen die Promoter:innen bis drei Wochen vorher ein. Zwei Wochen vor der Show ist das Advance bestätigt, in der letzten Woche wird daraus das Day Sheet.

Worauf du achten solltest

• Klär ruhig was am Telefon, wenn’s schneller geht, und schreib es danach ins Advance. Was nur am Telefon zugesagt wurde, haben zwei Leute später verschieden im Kopf. Solange es nicht im Advance steht, ist es nicht ausgemacht.
• Jeder offene Punkt hat eine zuständige Person und ein Datum. Ein „TBC“ ohne Namen daneben bleibt TBC bis zum Abend.
• Änderungen nach der Bestätigung sind als Änderung markiert, mit altem und neuem Wert. So arbeitet niemand mit einer veralteten Version.
• Die übliche Deadline liegt zwei bis drei Wochen vor der Show. Dann steht der Timetable meistens schon, und Flüge lassen sich noch umbuchen.