So schreibst du ein Day Sheet in Ortszeit

Ein Day Sheet ist eine Seite, die einen Showtag der Reihe nach zeigt: Reise, Abholungen, Hotel, Club, Set und die Leute, die du anrufst. Jede Zeit darauf ist die Ortszeit des Orts, an dem etwas passiert, mit dem Tag, an dem es passiert. Muss jemand beim Lesen umrechnen, ist das Sheet falsch.

Wofür ein Day Sheet da ist

Im Advance-Sheet steht alles zu einer Show, inklusive Deal. Das Day Sheet ist der Teil, den du unterwegs brauchst: Was kommt als Nächstes, wo, um wie viel Uhr, und wen rufe ich an? Bei einer Reise über mehrere Tage hält der Reiseplan alles zusammen, und jeder Tag bekommt sein eigenes Sheet.

Es geht an den Artist und alle, die mitreisen, an die Promoter:innen und ihre Ansprechperson vor Ort. Fahrer:innen bekommen ihren Teil der Transfers. Geld lässt du weg. Um pünktlich im Club zu sein, braucht niemand die Gage, und Day Sheets landen auch bei Fahrer:innen und an der Hotelrezeption.

Die Felder

Ein Day Sheet, das funktioniert, hat diese Teile, in dieser Reihenfolge:

• Kopf: Artist, Club, Stadt und Datum, dazu eine Zeile mit der Zeitzone des Clubs: „Zeiten in Ortszeit des Clubs: London, UTC+1.“
• Kontakte: die Ansprechperson vor Ort, der Kontakt auf Artist-Seite und alle Fahrer:innen, mit Handynummern, die auch per Messenger gehen.
• Reise: jede Strecke mit Airline oder Bahn und Nummer, Abfahrt und Ankunft mit Flughafen oder Bahnhof, Buchungscode und Freigepäck.
• Transfers: jede Fahrt mit Abholzeit und -ort, Ziel, Fahrer:in, Telefonnummer und Fahrzeug.
• Hotel: Name, Adresse, Check-in und Check-out, Buchungsnummer, später Check-out, falls vereinbart.
• Club: Adresse, Künstlereingang, Ankunftszeit, wer den Artist empfängt.
• Ablauf: Einlass, der ganze Timetable mit jeder Set-Zeit und die Sperrstunde oder Curfew.
• Notizen: die Gästeliste, Hospitality, alles, was von den Ridern abweicht.

Warum jede Zeit Ortszeit ist

Flugtickets, Hotelbestätigungen und Club-Timetables nutzen alle die Ortszeit ihres Orts. Ein Day Sheet, das das auch tut, kannst du Zeile für Zeile mit jedem davon abgleichen. Die Fehler passieren beim Umrechnen.

Nimm einen Flug von Wien nach London im Oktober. Er startet um 13:10 Wiener Zeit (MESZ, international CEST, UTC+2) und landet um 14:35 Londoner Zeit (BST, UTC+1). Laut Uhr sind das 1 h 25, der Flug dauert aber 2 h 25. Zurück sieht ein Flug, der in London um 16:40 startet und in Wien um 19:50 landet, nach 3 h 10 aus und dauert 2 h 10. Jede dieser Zeiten stimmt, so wie sie dasteht. Rechnest du die Landung in Wiener Zeit um (15:35), kommt der Fahrdienst eine Stunde zu spät. Rechnest du den Abflug in Londoner Zeit um (12:10), liest der Artist am Flughafen in Wien eine Zeit, die dort falsch ist.

Vier Regeln:

1. Jede Zeit ist die Ortszeit ihres Orts: der Abflug am Abflughafen, die Ankunft am Zielort, die Abholung dort, wo das Auto wartet, das Set im Club.
2. Die Zeitzone des Clubs steht einmal oben. Eine Zeit in einer anderen Zone bekommt ihr Kürzel: „13:10 MESZ“.
3. Immer 24-Stunden-Format. Mit „12:30 am“ und „Mitternacht“ stehen Leute einen Tag zu spät am Flughafen.
4. Jede Zeit trägt den Tag, an dem sie wirklich stattfindet.

Kurzer Test für jede Zeile: Würde jemand am Flughafen, im Hotel oder im Club auf die Uhr an der Wand schauen und nicken? Wenn nicht, hat wer umgerechnet.

Nach Mitternacht ist der nächste Tag

Clubnächte beginnen an einem Datum und enden am nächsten. Einlass Samstag 23:00, Set um 01:00: Das Set ist am Sonntag. Schreib „So 18. Okt. 01:00–03:00“ und, wenn’s hilft, „(Samstagnacht)“ dazu. Nie „Samstag 01:00“, das ist eine Nacht früher.

Steht der Fehler einmal drin, wandert er weiter. Ein Set, das als Samstag 01:00 eingetragen ist, steht in jedem Kalender einen Tag zu früh, und Hotel und Abholungen werden drumherum gebucht. Beim Freitag ist die Falle umgekehrt: Ein Set „Freitagnacht um 02:00“ ist am Samstag, der Artist kommt aber schon Freitagnachmittag an. Das Hotel beginnt also am Freitag, nicht an dem Datum neben dem Set.

Nachtflüge und Kalender am Handy

Ein Nachtflug landet an einem anderen Datum, als er gestartet ist. Ein Flug, der am Donnerstag um 21:45 in New York startet (EDT, UTC−4), landet am Freitag um 11:55 in Wien (MESZ, UTC+2), rund 8 h 10 später. Schreib beide Enden mit eigenem Datum und eigener Zone und markier den Tageswechsel: „landet Fr 11:55 (+1 Tag)“.

Kalender-Apps zeigen jeden Termin in der aktuellen Zeitzone des Handys. Ein Set um 01:00 Londoner Zeit steht dort als 02:00, solange das Handy noch in Wien ist. Technisch richtig, am Abend vor dem Abflug aber verwirrend. Trag Termine mit der Zeitzone ihres Orts ein und lies die Zeiten im Day Sheet, nicht im umgerechneten Kalender.

Wochenenden mit Zeitumstellung

In der EU beginnt die Sommerzeit am letzten Sonntag im März und endet am letzten Sonntag im Oktober, jeweils um 01:00 UTC in allen Mitgliedstaaten (Richtlinie 2000/84/EG). Großbritannien stellt im selben Moment um. In Wien springt die Uhr im März von 02:00 auf 03:00 und geht im Oktober von 03:00 zurück auf 02:00. In London springt sie von 01:00 auf 02:00 und geht von 02:00 zurück auf 01:00. Beides mitten in der Clubnacht.

• Oktober (nächstes Mal: Sonntag, 25. Oktober 2026). Die Nacht ist eine Stunde länger. Ein Set von 01:00 bis 04:00 in Wien dauert vier Stunden. Jede Zeit zwischen 02:00 und 03:00 gibt es zweimal, eine Abholung um 02:30 ist also mehrdeutig: Schreib „02:30 MESZ“ für die erste oder „02:30 MEZ“ für die zweite, oder leg sie aus dieser Stunde raus.
• März (nächstes Mal: Sonntag, 28. März 2027). Die Nacht ist eine Stunde kürzer. Dasselbe Set dauert zwei Stunden, und 02:30 gibt es in dieser Nacht in Wien nicht.
• Sperrstunde und Curfew folgen der Uhr vor Ort. Vereinbare vorher, ob die Extrastunde im Oktober gespielt wird, und ob sie bezahlt wird.
• Flugpläne ändern sich am selben Wochenende, weil die Airlines zwischen Sommer- und Winterflugplan wechseln. Flüge, die Monate vorher gebucht sind, werden oft verschoben. Check sie in der letzten Woche noch einmal.
• Außerhalb Europas gelten andere Termine. Die USA beenden die Sommerzeit am 1. November 2026, vom 25. Oktober bis zum 1. November liegt New York also fünf statt sechs Stunden hinter Wien. Die Türkei bleibt das ganze Jahr auf UTC+3.

Ein durchgerechnetes Beispiel

[Artist A] lebt in Wien und spielt am Samstag, 17. Oktober 2026, in einem Club für 600 Leute in London, Set 01:00–03:00. Wien ist auf MESZ (UTC+2), London auf BST (UTC+1). Im Kopf steht: „Zeiten in Ortszeit des Clubs: London, UTC+1.“

Samstag, 17. Oktober

Sonntag, 18. Oktober

Warum es hält:

• Abholung nach der Landung, plus Gepäck. 14:35 plus 45 Minuten ist 15:20. Wer aus Wien in London ankommt, muss durch die Passkontrolle, also sind 45 Minuten das Minimum, kein Puffer. Mit Handgepäck im Schengenraum würden 30 reichen.
• Landung lange vor dem Set. Der Flug landet 10 h 25 vor dem Set. Fällt er aus, kommen spätere Flüge am selben Tag noch rechtzeitig an. Bei einem Direktflug plan mindestens drei bis vier Stunden ein. Unter 90 Minuten ist es ein Problem, das du jetzt löst; unter 60 such einen anderen Flug.
• Hotel vor dem Club. Der Check-in um 16:40 lässt siebeneinhalb Stunden bis zur Abholung zum Club. Ein Live-Act mit Soundcheck um 14:00 und einem Hotel, das erst ab 15:00 eincheckt, hätte sein Gepäck beim Soundcheck dabei: Dann braucht’s einen frühen Check-in oder Gepäckaufbewahrung im Club.
• Heimflug nach dem Schlafen. Das Set endet um 03:00, gegen 03:45 ist der Artist im Hotel, der Rückflug geht um 16:40. Ein Flug um 07:00 wäre billiger gewesen. Schlaf wäre dann keiner drin gewesen.
• Jede Fahrt hat Fahrer:in und Nummer. Vier Fahrten, ein Fahrdienst, Name und Handynummer im Sheet, spätestens drei Tage vor der Show.

Verschieb dieselbe Show um eine Woche auf Samstag, 24. Oktober, und die Nacht fällt in die Zeitumstellung. In London geht die Uhr um 02:00 BST zurück auf 01:00 GMT. 01:00 gibt es also zweimal, und sogar der Set-Beginn ist mehrdeutig. Steht im Sheet nur 01:00–03:00 ohne Zone, dauert das Set ab dem ersten 01:00 drei Stunden, ab dem zweiten zwei. Das Day Sheet muss sagen, welches 01:00 gemeint ist, und beide Seiten müssen sich einig sein, wie lang das Set wirklich ist.

Die Checks, die jedes Day Sheet bestehen muss

Bevor ein Day Sheet rausgeht, geh es einmal mit dieser Liste durch:

• Jeder Flug und jeder Zug, der vor der Show ankommt, hat eine Abholung, außer der Artist reist selbst weiter.
• Keine Abholung liegt vor der Landung, zu der sie gehört, und jede lässt Zeit fürs Gepäck: rund 30 Minuten mit Handgepäck im Schengenraum, 45–60 mit aufgegebenem Gepäck oder Passkontrolle.
• Bei einem Direktflug landet die Anreise mindestens drei bis vier Stunden vor dem Set. Unter 90 Minuten ist es jetzt ein Problem, unter 60 wird umgebucht.
• Keine Strecke startet, bevor die vorige angekommen ist, und kein Rückflug, bevor das Set vorbei ist.
• Keine Strecke ist unmöglich kurz oder lang. Ein Zweistundenflug, der auf minus eine Stunde oder 26 Stunden kommt, hat ein falsches Datum oder eine falsche Zone.
• Ein Soundcheck vor dem Hotel-Check-in kommt mit frühem Check-in oder Gepäckaufbewahrung.
• Kein Check-out vor dem Schlafen: nach einem späten Set ein später Check-out.
• Keine Zeit fällt in die Stunde, die bei der Umstellung übersprungen oder wiederholt wird.
• Jede Fahrt, die die Promoter:innen stellen, hat drei Tage vor der Show Fahrer:in mit Name und Nummer.
• Die Set-Zeit ist spätestens zwei Wochen vor der Show bestätigt.

Ändert sich eine Zeit, nachdem das Sheet raus ist, schick eine neue Version mit dem Datum im Dateinamen und markier die geänderte Zeile. Sonst arbeitet irgendwer mit der alten.