Optionen, Challenges und Freigaben: wer das Datum bekommt

Eine Option, auf Englisch Hold, ist ein vorläufiger Anspruch auf das Datum eines Artists. Solange du sie hast, bestätigt die Agentur den Abend niemand anderem, ohne dich vorher zu fragen. Sie kostet nichts, verpflichtet niemanden zu einer Gage und läuft nach einer vereinbarten Zeit ab. Fix ist ein Datum erst mit einem angenommenen Angebot und einem unterschriebenen Vertrag.

Was du mit einer Option machen kannst

Eine Option gibt dir einen Platz in der Schlange für einen Abend. Du kannst den Rest vom Line-up bauen, klären, ob die Location frei ist, und durchrechnen, ob das Budget hält, während das Datum für dich offen bleibt.

Ankündigen, Tickets verkaufen oder Reisen buchen geht damit nicht, und die Gage steht auch noch nicht fest. Bis das Angebot angenommen und der Vertrag unterschrieben ist, kann der Artist noch eine andere Show annehmen, wenn deine Option freigegeben wird oder du eine Challenge verlierst.

Für die Artist-Seite sind Optionen auch Information. Drei Optionen auf denselben Samstag zeigen der Agentur, dass das Datum gefragt ist. Optionen in Nachbarstädten am selben Wochenende sind der Anfang eines Routings.

Der Rang

Mehrere Promoter:innen können denselben Abend optionieren. Jede Option hat einen Rang: erste Option, zweite, dritte. Die meisten Agenturen reihen Optionen danach, wann sie reinkommen. Wir auch, und wir sagen allen, an welcher Stelle sie stehen.

Angenommen, [Artist A] hat im März einen freien Samstag. Ein Club in Wien fragt zuerst und bekommt die erste Option. Eine Partyreihe in München fragt einen Tag später und bekommt die zweite, ein Festival in Zagreb die dritte. Wien darf als Erstes bestätigen. München kriegt das Datum nur, wenn Wien es freigibt, Zagreb nur, wenn beide es tun.

Schreib eine zweite Option nicht ab. Viele erste Optionen werden nie zur Show, weil die Location doch nicht frei ist oder der Headliner absagt, um den der Abend gebaut war.

So funktioniert eine Challenge

Mit einer Challenge bekommt eine nachgereihte Option eine Antwort. Schickt die zweite Option ein verbindliches Angebot, fordert die Agentur die erste auf, innerhalb einer Frist zu bestätigen oder freizugeben.

Im Beispiel: Am Dienstag um 10:00 schickt München ein verbindliches Angebot, schriftlich, mit Gage, Deal-Typ, Set-Zeit und Reise. Die Agentur sagt Wien: Ihr habt 48 Stunden, bis Donnerstag 10:00 Wiener Zeit. Entweder ihr bestätigt zu den besprochenen Bedingungen, oder das Datum geht an München.

• Bestätigt Wien, bekommt Wien das Datum. München bleibt entweder zweite Option, falls der Vertrag doch nicht zustande kommt, oder wird freigegeben.
• Gibt Wien frei oder antwortet nicht rechtzeitig, rückt München auf Platz eins, und sein Angebot kommt zum Zug. Zagreb wird zweite Option.

Üblich sind Fristen von 24 bis 72 Stunden, kürzer, wenn das Datum nah ist oder das Angebot nicht warten kann, länger bei Festivals, die Monate im Voraus planen.

Gib jeder Challenge-Frist Tag, Uhrzeit und Zeitzone. „48 Stunden“, spät am Freitag verschickt, lässt die erste Option rätseln, wann die Frist eigentlich endet.

Bestätigen heißt für Wien: das Angebot annehmen. „Sehr wahrscheinlich ja, wir warten nur noch auf die Location“ reicht nicht, und nach Fristende behandelt die Agentur das wie eine Freigabe. Wien bestätigt zu den Bedingungen, über die schon geredet wurde. Eine faire Agentur nutzt das Angebot aus München nicht, um die Gage von Wien hochzutreiben. Kommt Wien mit anderen Bedingungen, ist das eine neue Verhandlung, und das Angebot aus München bleibt auf dem Tisch.

Wann eine Option abläuft

Eine Option gilt für eine vereinbarte Zeit. Bei Clubshows sind ein bis zwei Wochen üblich, bei Festivals, die auf ihr Line-up warten, länger. Läuft sie ab, ist sie freigegeben, außer beide Seiten haben eine Verlängerung vereinbart.

Brauchst du mehr Zeit, frag vor dem Ablauf und sag, warum, etwa weil die Location am Freitag bestätigt oder der Co-Headliner nächste Woche antwortet. Mit Grund geht eine Verlängerung meistens. Ist eine Option still ausgelaufen, verlängert sie hinterher niemand mehr.

Freigabe, und die nächste Option rückt auf

Eine Option endet auf eine von drei Arten: Sie wird zur bestätigten Show, sie wird freigegeben, oder sie läuft ab. Freigeben können beide Seiten. Du gibst das Datum frei, oder die Agentur tut es, weil der Artist eine andere Show angenommen hat, sich das Routing geändert hat oder die Reise nicht mehr aufgeht.

Wird eine Option freigegeben, rücken die darunter einen Platz auf. Gibt Wien im Beispiel frei, wird München erste und Zagreb zweite Option. Die Agentur sollte beiden noch am selben Tag Bescheid sagen. Niemand sollte aus dem Line-up von jemand anderem erfahren, dass das Datum weg ist.

Optionen, die voneinander abhängen

Reist ein Artist für ein Wochenende an, hängen die Termine zusammen. Ein Freitag in Wien ergibt vielleicht nur mit einem Samstag in München Sinn, weil ein Flug beide abdeckt. Dann kann eine Option bedingt sein: Die Agentur hält dir den Freitag, fix wird er aber nur, wenn auch der Samstag bestätigt wird. Ist das so, sollte die Agentur es sagen, wenn die Option gesetzt wird, nicht erst, wenn der Samstag platzt.

Bist du eine der Promoter:innen an so einem Wochenende, kann sich frühes Bestätigen lohnen. Die erste bestätigte Show legt die Reise fest, und die anderen Termine werden um deine herum gebaut.

Was du fragen solltest, wenn du eine Option setzt

• Welchen Rang habe ich?
• Wann läuft die Option ab?
• Was braucht ihr von mir, um zu bestätigen: ein schriftliches Angebot, die Location, ein Budget?
• Hängt das Datum mit anderen Shows zusammen?

Warum Agenturen Angebote schriftlich wollen

Mit einem schriftlichen Angebot kann die Agentur Optionen reihen, eine Challenge fair abwickeln und schnell antworten. Drin stehen Gage und Deal-Typ, Location und Kapazität, Ticketpreis, Set-Zeit, die Reise und wer sie zahlt, und das Ankündigungsdatum.

„Wir haben über zwei geredet“ kann 2.000 € landed heißen oder 2.000 € plus Flüge. Fair gegenüber der ersten Option ist eine Challenge nur, wenn das Angebot dahinter verbindlich ist. Mit dem schriftlichen Angebot fängt außerdem der Vertrag an, alles darin geht in ihn über.

Spielregeln

Für Promoter:innen:

• Optioniere nur Daten, die du wirklich bestätigen willst, und sag, worauf du wartest.
• Hast du mehrere Artists für denselben Slot optioniert, sag es. Das ändert, was deine Option wert ist.
• Kündige nichts an und verkauf keine Tickets auf eine Option.
• Antworte auf eine Challenge vor Fristende, auch wenn die Antwort eine Freigabe ist.
• Gib frei, sobald du es weißt. Eine Freigabe am Montag lässt der nächsten Option und dem Artist Zeit. Ein Ja am Freitag, aus dem im März eine Absage wird, hilft niemandem.

Für Agenturen:

• Sag allen ihren Rang, und sag Bescheid, wenn er sich ändert.
• Starte eine Challenge nur mit einem verbindlichen schriftlichen Angebot und einer klaren Frist.
• Lass keine Option kommentarlos über ihr Ablaufdatum hinaus liegen.
• Bestätige keine nachgereihte Option, bevor die erste ihre Chance hatte.